La politique de Carestream Health consiste à obtenir la meilleure valeur pour les matériaux, les biens et les services acquis auprès de ses fournisseurs et à maintenir une éthique professionnelle irréprochable dans ses relations avec ceux-ci. Cette valeur comprend le prix, la qualité et le service.
Le service des achats, à l’échelle mondiale, gère tous les achats, y compris les promesses d’achat et les activités associées. Le service des achats, à l’échelle mondiale, doit obligatoirement être directement intégré au processus de sélection des fournisseurs avant l’achat de tout produit ou service de plus de 22 000 €. Cette politique permet à Carestream Health d’utiliser son levier d’achat pour garantir le meilleur coût, l’excellente qualité et un service optimal, notamment la livraison, des produits et services acquis.
CHAMP D’APPLICATION
Sur le plan international, les biens et services achetés constituent le poste de dépenses le plus important de Carestream Health. De ce fait, Carestream Health doit impérativement utiliser son levier d’achat pour garantir le meilleur coût, l’excellente qualité et un service optimal, notamment la livraison, des produits et services acquis.
POLITIQUE
Les services des achats sont les seules agences de Carestream Health et de ses filiales autorisées à gérer l’achat de matériel, de biens et de services. Ils gèrent tous les achats, notamment les promesses d’achat et les activités associées.
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Différentes circonstances requièrent des achats. Dans certains cas, la division de la société concernée souhaitera engager des discussions préliminaires avec des fournisseurs potentiels. Dans d’autres cas, elle décidera de confier au service des achats la négociation avec des fournisseurs potentiels. Cependant, une division n’engagera en aucun cas un achat au nom de la société, sans en référer préalablement au service des achats compétent.
- Les processus d’achat approuvés doivent être systématiquement respectés pour garantir un choix objectif du fournisseur. Des appels d’offres sont souvent lancés pour obtenir la meilleure valeur.
- Les matériaux ou services utilisés directement avec les produits Carestream doivent être achetés uniquement auprès de fournisseurs agréés. Toutes les demandes de logiciels et de matériel pour les appareils détenus par Carestream doivent être gérées par l’équipe d’approvisionnement informatique.
- Les contrats approuvés, rédigés par le service des achats et le service juridique, notamment les modèles approuvés ou les bons de commande Carestream Health, sont utilisés dans la mesure du possible pour garantir que (i) les intérêts de la société sont parfaitement protégés et (ii) que les initiatives d’achat sont correctement mises en œuvre. Le recours aux formulaires présentés par les fournisseurs doit être exceptionnel et doit faire l’objet d’une autorisation préalable du service des achats ou du service juridique. Le recours aux lettres d’intention, par définition non contraignantes, est déconseillé. Leur utilisation doit faire l’objet d’une autorisation préalable du service des achats ou du service juridique.
- Le service des achats transmet à la division chargée des contrôles les détails des contrats ou des bons de commande contraignant Carestream Health à respecter des accords financiers, en vue des audits de conformité.
- Le service des achats gère les aspects financiers et administratifs des contrats et des bons de commande ; Carestream Health ou la division bénéficiaire gère les aspects opérationnels.
Seuls les employés expressément autorisés peuvent signer des contrats d’achat au nom de l’entreprise. Les accords signés par du personnel non autorisé, ainsi que les promesses orales, compromettent la capacité de la société à contrôler le processus par lequel elle contracte des obligations et exposent la société à des risques inutiles.
Les fournisseurs jouent un rôle essentiel dans la réussite et la stabilité de Carestream.